Chiedere scusa sul lavoro: da abitudine femminile a Soft Skill

In generale chiedere scusa è interpretato come un segno di debolezza. A farlo, ripetutamente, soprattutto a lavoro, sembrano essere le donne. Alcuni studi, infatti, dimostrano che le donne tendono a scusarsi più frequentemente degli uomini, anche in situazioni in cui non sono direttamente responsabili. Uno dei motivi per cui questo accade sta nel tentativo di mostrare affabilità ed entrare in empatia. Il risultato, però, è che tutto ciò influisce sulla percezione della leadership femminile e dell’autorevolezza.

Ma siamo sicuri che scusarsi sia sempre una debolezza? Chiedere scusa, se fatto con consapevolezza, può trasformarsi da abitudine involontaria a Soft Skill molto potente.

Perché le donne si scusano di più sul lavoro?

Secondo diverse ricerche, comprese quelle dell’Harvard Business Review, le donne sono l’84% più efficaci a comunicare. Nonostante questo vantaggio evidente, l’uso di parole come “penso”, “sento” o, appunto, “scusa” nelle e-mail di lavoro le penalizzano nella valutazione delle loro prestazioni e capacità. Dovrebbero, insomma, assumere uno stile più assertivo e autoritario, come di solito fa la controparte maschile.

Una causa risiede in abitudini culturali e sociali che si impastano con gli stereotipi di cui facciamo esperienza quotidiana in ogni contesto. Per esempio, dalla giovane età, molte donne vengono incoraggiate a essere accomodanti e a evitare conflitti per mantenere un ambiente armonioso. Questo può portare ad assumersi anche responsabilità che non sono proprie e ad avere un comportamento eccessivamente conciliatorio. Nel contesto lavorativo questo si traduce in atteggiamenti eccessivamente remissivi e di subordinazione, per cui chiedere scusa diventa quasi una reazione automatica per evitare tensioni.

Gli uomini, al contrario, sono di solito socialmente incoraggiati a mostrarsi più assertivi e a evitare di scusarsi per non apparire deboli. Di conseguenza, scusarsi diventa un modo di comunicare tipico femminile che, però, ha implicazioni negative sul modo in cui le donne vengono percepite sul lavoro.

Gli effetti delle scuse sulla percezione professionale

Chiedere scusa, seppure fatto con l’intenzione di creare un ambiente positivo o di depotenziarne l’aggressività, può essere interpretato come una mancanza di sicurezza o di decisione. Inoltre, scusarsi troppo spesso può diventare un’abitudine automatica che può far apparire la persona incapace di gestire situazioni di conflitto o di responsabilità. È diverso quando si riconosce un errore e ci si prende la responsabilità di quanto accaduto: in questo caso, scusarsi è un segno di leadership e di maturità professionale.

Trasformare l’abitudine in una Soft Skill

Basta farci caso e scegliere bene quali parole usare. Scusarsi bene, certo, è difficile. Servono grandi capacità di ascolto per valutare quando è il caso di farlo, anche in base a chi abbiamo di fronte, e tanta forza di volontà per trasformare l’abitudine in un comportamento più consapevole, che addirittura può far cambiare la percezione delle altre persone. Chiedere scusa può diventare una Soft Skill che valorizza l’immagine delle donne e che, ad un livello più ampio, può portare un cambiamento delle cultura organizzativa per cui le persone imparano ad apprezzare modelli di leadership improntati sull’autorevolezza invece che sull’autorità.

1. Valutare le situazioni

Il primo passo? Come sempre coltivare consapevolezza riguardo a ciò che facciamo e diciamo. Imparare a valutare le situazioni in cui è davvero necessario chiedere scusa è di fondamentale importanza. Ci si può chiedere:

-       Ho commesso un errore che richiede delle scuse e me ne devo assumere la responsabilità?

-       Sto cercando di evitare un potenziale disagio e chiedo scusa per abitudine?

Nel primo caso è importante scusarsi, nel secondo è bene riconoscere che spesso si chiede scusa solo per l’imbarazzo di chiedere un’informazione, un chiarimento, le ferie. In questi casi si attiva un meccanismo di chiusura che ci porta a considerare il nostro quesito di poco valore, una perdita di tempo per il nostro interlocutore oppure una candida ammissione della nostra ignoranza (nel senso di non essere a conoscenza). In altre parole, in cambio di una certa stabilità emotiva e cognitiva, rinunciamo alla soddisfazione di risolvere un dubbio in modo chiaro e assertivo. Basta iniziare a farci caso per ridurre le scuse a momenti in cui sono effettivamente giustificate.

2. Scuse con responsabilità

Quando è necessario scusarsi, è importante farlo in modo chiaro e assumersi la responsabilità dell'errore:

·       Prima di tutto, chiedi scusa;

·       Spiega cos’è successo e ammetti la responsabilità;

·       Prometti che non si ripeterà;

·       Racconta cos’hai fatto, stai facendo per risolvere il problema;

·       Chiedi scusa ancora

Meglio evitare scuse vaghe o eccessive, come "Mi dispiace se ho causato problemi". Invece, usa una formulazione più diretta e costruttiva, come "Mi scuso per l'errore e sto lavorando per risolverlo". Questo tipo di scuse denota leadership e capacità di problem solving.

3. Da scusa a grazie

Chiedere scusa, soprattutto quando non è necessario, allontana dall’interlocutore. Una comunicazione efficace e consapevole, al contrario, può agevolare un avvicinamento. Come? Trasformando le scuse in un grazie, come propone l’imprenditore americano Seth Godin:

Se vi trovate spesso a dire “scusa” e non far procedere la conversazione, potreste provare a sostituirlo con “grazie”.

Allora una frase come “Mi spiace che questo piatto sia uscito dalla cucina dopo gli altri” diventa “Grazie per la paziente attesa”.

E la frase “Mi spiace sia saltata la connessione” diventa “Grazie per aver richiamato”.

È un cambiamento sottile: dall’allontanamento alla connessione.

Un esempio di scuse e alcuni suggerimenti

In molte aziende, i leader che sanno riconoscere i propri errori e chiedere scusa hanno dimostrato di essere più rispettati e apprezzati. Satya Nadella, CEO di Microsoft, ha dimostrato pubblicamente questa abilità quando ha riconosciuto pubblicamente errori nelle dichiarazioni fatte riguardo la parità salariale e di genere. Il suo gesto ha rafforzato la fiducia del pubblico nella sua leadership e ha mostrato come le scuse, se ben utilizzate, possano aumentare la credibilità e il rispetto.

Ad ogni modo, imparare a riconoscere quando è il momento giusto per scusarsi e farlo in modo strategico può aiutare a bilanciare la percezione di autorevolezza e sensibilità, promuovendo un ambiente di lavoro più sano e collaborativo.

Ancora una volta, l’intelligenza artificiale può essere un ottimo strumento per riequilibrare il divario di genere. L’associazione Stop The Party ha creato un’intelligenza artificiale che si chiama MissType, gioco di parole con “mistype”, errore di battitura. Questo strumento analizza il linguaggio usato nelle e-mail per rilevare eventuali pregiudizi inconsci e dare consigli su una comunicazione più efficace per migliorare le relazioni professionali e rafforzare la leadership.